Az agilis módszertan összetett keretrendszert ad a munkavégzésnek, de egyes elemeit egyszerűen, minimális ráfordítással be lehet vezetni, bármely csapatban, nem-agilis környezetben is, írja Jakab-Valkai Glória, agilis tanácsadónk legújabb bejegyzésében.
Mielőtt a szerző rátérne ezekre, járjuk körbe az alapvető kérdést: miért akarnánk egyáltalán agilis módszertant alkalmazni?
Egyszerűen megválaszolva, azért, mert működik. Különféle iparágakban jelenlévő cégek sora számolnak be arról, hogy milyen eredményeket értek el a szervezeti kultúrájuk agilissá alakítása révén. Pl. Gyorsabban piacra jutnak, csökkennek a projektköltségeik, javul a minőség, a munkatársaik szívesebben dolgoznak agilis csapatokban. A BCG itt linkelt cikkében több sikeres példát felsorolnak. Hogy sikerült ez nekik?
Az agilis különféle munkaszervezési módszerekben és rituálékban, pl. ceremóniáknak nevezett, periodikusan ismétlődő meetingekben ölt testet, elsősorban azonban egy szemléletmódot, gondolati keretezést jelent. Az úgynevezett agilis manifesto megfogalmazásával indult el a története, amely 4 alapértéket és ezekhez kapcsolódóan 12 alapelvet jelent. Az agilis többletértéket lát az egyénekben és a köztük működő kommunikációban, szemben a módszertani leírásokkal; a működő termék fontosabb, mint annak részletes dokumentációja; az ügyfelekkel való szoros és gyakori együttműködés lényegesebb, mint a klasszikus szerződéses egyeztetés; továbbá, prioritást ad a változás iránti készségnek, szemben a tervekhez való makacs ragaszkodással.
Sokszor nem tudatosítjuk magunkban, hogy milyen értékek mentén dolgozunk, illetve, milyen értékek vesznek körül minket a munkahelyünkön és milyen a belső és a külső értékek viszonya. Általában csak akkor ismerjük fel az értékek fontosságát, amikor hiányzik valami. Pedig a hogylétünket és a teljesítményünket ezek folyamatosan befolyásolják. Az agilis értékeihez könnyű kapcsolódni, mert emberiek és a józan észre alapulnak. Az agilis eredményességét pedig ezeknek az értékeknek megélése teremti meg.
A kulcsszó itt a kultúra, az értékrend. A felszíni módszertan, a praktikák jól láthatóak, körülírhatóak és követhetők, de a lényeg a kevésbé látványos, a mélyben meghúzódó gondolkodásmód. A szerző meggyőződése, hogy az említett eredményeket az agilis átalakuláson átesett piaci szereplők azáltal érték el, hogy az alapértékeket és -elveket komolyan vették és magukévá tették. Mégpedig azért, mert tapasztalati úton bebizonyosodott, hogy ezek üzletileg hasznosak és a kollégák is szívesen veszik őket - win-win.
Ezzel elérkeztünk a következő fontos kérdéshez: miért akarnánk agilis gyakorlatokat elsajátítani, ha ezzel csak a felszínt kapargatjuk? Ennek megválaszolását egy kicsit formabontó gyakorlat leírásával vezetné be a szerző: Amy Cuddy híres TED-talk(ok)ban fejtette ki, hogy ha szétvetett lábakkal, csípőre tett kézzel mosolyogva állunk, mint egy szuperhős, akkor ez a póz hormonváltozások beindítása révén instant önbizalommal ruház fel minket. Sok politikust, celebet lehet látni ilyen testtartással. A lényeg, hogy hőspózban a testünk hat az agyunkra. Egy további példa: aki szokott meditálni vagy jógázni, amely egy mozgó meditáció, akkor bizonyára ismert előtte, hogy légzéstechnikával, mozgással képes az ember megnyugtatni magát, sőt hosszútávon akár az egyéniségét is formálni, például türelmesebbé, elfogadóbbá válni. A modern idegtudomány kutatásai is azt mutatják, hogy az agyunk egészen halálunkig plasztikus, formálható. Tanulás, tapasztalat-szerzés révén megújulnak az idegsejtek kapcsolódási rendszerei a szürkeállományunkban. Sőt, apró lépésekkel, új szokások tudatos kialakításával képesek vagyunk a velünk született személyiség-vonásainkon is változtatni.
Ez azt is jelenti, hogy ha a csapatunkban következetesen agilisen viselkedünk, akkor agilissé is válhatunk. Ennek pedig jó hatása lehet a teljesítményünkre. Most, hogy ezt tudjuk, rátérhetünk azokra a praktikákra, amelyeket egyének és csapatok akár már holnap bevezethetnek a rutinjukba. Először gyakorlatias szempontból körbejárjuk a backlog és a wall of work használatát. Magyarul feladatlistának és munkafalnak lehetne nevezni ezeket.
Feladatlistája a szerző tapasztalata szerint mindenkinek van. Van, aki jegyzetfüzetben, van, aki excel-táblában gyűjti a végrehajtandókat. Amiben az agilis backlog talán más vagy több, az 3 szempont. Az egyik, hogy ezt a listát igyekszünk úgy összeállítani, megfogalmazni, hogy közben minél inkább a feladat értékére koncentrálunk, méghozzá az ügyfelünk szemszögéből. Pl. ahelyett, hogy azt írnánk a feladataink listájára: ügyféllátogatás xy-nál, úgy fogalmazunk: személyesen meggyőződünk, hogy xy ügyfél elégedett a legutóbb bevezetett változtatásokkal. A megfogalmazásnak több szempontból is jelentősége van. Egyrészt, az agyunk történetekben “van otthon”, jobban azonosulunk mindennel, ami sztori-szerű, és könnyebben meg is jegyezzük. Másrészt, az így megszövegezett feladatlista állandó emlékeztetőül szolgál, hogy fókuszunkat a kliens igényeire irányítsuk, nem elfelejtve, mi a munkánk értékteremtő végcélja.
A következő szempont, amiben egy agilis backlog kitűnik, az, hogy élő. A feladatok prioritása nagyon fontos, bármilyen logikával rakjuk is őket sorrendbe, mindig a leglényegesebb, legkritikusabb, legnagyobb értéket teremtő, időben legsürgősebb stb. feladat van a lista tetején. Rendszeresen, akár néhány naponta, újra és újra átnézzük a listát, újra priorizáljuk, amint bármi új információnk van a fontossági sorrendről, illetve akkor is, mikor egy új feladat beérkezik hozzánk. Esetenként dönthetünk úgyis, hogy egy feladatot egyáltalán nem végzünk el, mert már nem releváns vagy egyszerűen nem fér bele számunkra. A backlog kezelése olyan fontos, hogy egy speciális szerepkörre, a Product Ownerre bízza az agilis. Product Owner híján a csapatunk lehet a saját feladatlistájának kezelője, illetve mi magunk is lehetünk a saját backlogunk Product Ownerei.
A harmadik szempont a transzparencia. Az agilisben a backlog nyilvános, az egész szervezet láthatja, sokszor valamilyen eszközt, applikációt is használunk a nyilvántartására. A transzparenciát pedig tovább fokozza a munkafal, azaz a backlog elemeivel kapcsolatos haladás ábrázolása. Mikor a szerző elkezd dolgozni egy backlog elemen, átteszi a „folyamatban” oszlopba, mikor elvégzi a feladatot, „kész” állapotba teszi az elemet a falon is. Így saját maga is tudja követni az előrejutásait a feladatokkal, másrészt lesz egy jól dokumentált listája mindarról, amit leszállított. Ez sikerélményt jelent számára, és nyilvánossá tehető mindenkinek, akit érinthet, vagy érdeklődik.
Sokféle szoftver létezik, amelyekben létrehozhatunk ilyen wall of work-öt, személyes vagy csapat-használatra, a legnépszerűbbek (pl. Jira, Trello) Google/Microsoft felhasználóként, esetlegesen korlátozott funkcionalitással, ingyenesen is elérhetőek. Akár egy sima – fizikai vagy szoftveres – whiteboardot is lehet alkalmazni, de a szerző ismer olyan családot is, akik a hűtőjükön, mágnesekkel követik a heti feladatokat. A lényeg, hogy minél egyszerűbben, kevés adminisztrációval elérjük az ügyfélközpontúság, a folyton megújuló priorizálás és az átláthatóság előnyeit!
Egy következő bejegyzésben további, minimális erőfeszítéssel elkezdhető agilis praktikákat mutat be a szerző. Bízik benne, hogy a leírtak inspirálnak a kísérletezésre!
Szerző: Jakab-Valkai Glória